Минфин сообщил, как формировать подшивки документов, которые запросила инспекция

Ранее Минфин неоднократно заявлял: при представлении документов, истребуемых налоговиками, налогоплательщик должен заверить каждый документ (см., например, «Минфин: налогоплательщик обязан заверить копию каждого документа, истребованного налоговиками» и «Минфин: налогоплательщики должны заверить каждую копию документа, запрошенную налоговиками в ходе проверки»). Исключение составляли лишь многостраничные документы, которые, по мнению чиновников, можно было не заверять постранично (см. «Минфин: налогоплательщики могут заверять сразу всю подшивку многостраничных документов, запрошенных в ходе проверки»).

В комментируемом письме специалисты финансового ведомства отмечают, что на сегодняшний день не существует законодательно установленных правил представления в налоговые органы подшивок бумажных документов. Однако при соблюдении некоторых рекомендаций такие подшивки будут вполне «легитимными».

При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, чиновники рекомендуют:

• составлять сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
• прошивать все листы в сшиве на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;
• проставлять на бумажной наклейке заверительную надпись, в которой следует указать количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись должна быть подписана руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;
• опечатать заверительную надпись печатью организации (при наличии). Печать необходимо ставить таким образом, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

Кроме того, в Минфине рекомендуют представлять сшивы документов (копий документов) с сопроводительными письмами. В письмах следует указать основание представления документов, реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Заметим, что налогоплательщикам, которые обмениваются юридически значимыми документами в электронном виде, не грозят материальные и трудовые затраты на формирование таких громоздких подшивок. Самые распространенные документы (счета-фактуры, ТОРГ-12, акты) они могут отправить в инспекцию в электронном виде (см. «ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены»).