ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены

Два вида юридически значимых электронных документов

Для начала поясним, что речь в письме идет только о юридически значимых электронных документах. Это документы, которые были подписаны электронной подписью и которыми контрагенты обменивались через специальную систему с участием оператора ЭДО (например, систему «Диадок» от компании СКБ Контур). Для самых распространенных документов — счета-фактуры, ТОРГ-12, акты приемки-сдачи работ (услуг) (полный список см. ниже), ФНС утвердила форматы.

Перечень документов, которые изначально составляются в электронном виде по утвержденным форматам и могут быть переданы в инспекцию в виде xml-файлов:

• счет-фактура;
• книга покупок;
• книга продаж;
• дополнительный лист книги покупок;
• дополнительный лист книги продаж;
• журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• товарная накладная (ТОРГ-12).

Для других документов (например, договор или доверенность) форматы пока не установлены. Их также можно подписать электронной подписью и передать через систему для электронного документооборота, после чего они признаются юридически значимыми (подробнее см. «Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи»). Если инспекция в рамках камеральной проверки запросит подтверждающие документы, то первую группу электронных документов можно будет загрузить в систему для отправки отчетности (например, «Контур.Экстерн») и не распечатывая отправить в инспекцию (об обмене документами с инспекцией см. «Утвержден новый порядок обмена документами с инспекцией: что изменится для налогоплательщиков»). А как передать неформализованные документы, входящие вот вторую группу? Их следует распечатать и прислать в инспекцию на бумажном носителе, отвечают налоговики в комментируемом письме.

Как отправлять неформализованные документы

Чиновники ссылаются на пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса. В нем сказано: если истребуемые документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Таким образом, документы могут быть представлены в электронном виде только в том случае, если они составлены в соответствии с установленным форматом.

Свою позицию специалисты ФНС подкрепили разъяснениями Минфина и арбитражной практикой. Так, в письмах финансового ведомства от 07.07.11 № 03-03-06/1/409, от 14.06.11 № 03-02-07/1-190 сказано: если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Это не означает, что придется просить контрагента заново изготовить документы с собственноручными подписями. Достаточно будет распечатать документ, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что документ был подписан электронной цифровой подписью (подробнее см. «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату»).

Заметим, что раньше на практике специалисты ФНС допускали отправку неформализованных документов в инспекцию в виде подписанных электронной подписью сканов. То есть электронный неформализованный юридически значимый документ следовало распечатать, заверить в обычном порядке, отсканировать, подписать электронной подписью и прислать в инспекцию через систему для отправки отчетности (см. «Пользователи системы «Контур-Экстерн» могут отправить затребованные инспекцией документы в электронном виде»).

Арбитражная практика

Такой же вывод содержится в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.03.12 № А40-124838/11-75-497 (оставлено в силе  постановлением ФАС Московского округа от 11.07.12). Арбитры рассуждали следующим образом. Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов в электронном виде по ТКС  установлен приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7- 2/168@.  Данным Порядком не установлены форматы для представления регистров учета в электронном виде по ТКС. Следовательно, организация была не вправе представлять эти документы в электронном виде. При этом суд сослался на вышеназванные письма Минфина, тем самым подтвердив, что регистры нужно было распечатать, заверить и сделать отметку о том, что документ подписан КЭП.